karriere-auslieferungsfahrer
Auslieferungsfahrer (m/w/d) auf 450€-Basis
Wir suchen ab sofort
GreenOfficeSolutions
Wir erbringen nachhaltige Informationslogistik
Die GreenOfficeSolutions GmbH gehört zu den größten Unternehmen in Norddeutschland, wenn es um die Einlagerung von Dokumenten, deren Digitalisierung sowie die Bereitstellung von cloudbasierten Dokumentenmanagementsystemen geht.
Unsere Vision ist es, uns zum führenden Anbieter nachhaltiger Informationslogistik zu entwickeln. Für dieses Ziel setzen sich unsere Mitarbeitenden jeden Tag mit großer Kompetenz und Leidenschaft ein und sorgen dafür, dass unsere Kunden zufrieden und begeistert sind.
Das sind Ihre Aufgaben
Wir suchen Dich als Auslieferungsfahrer (m/w/d) – willkommen sind auch Rentner, die körperlich fit sind und eine spannende Aufgabe suchen.
- Auslieferung- & Abholung von Dokumenten
- Verpackung von Akten bei unseren Kunden
Das bringen Sie mit
- Führerschein Klasse B
- Körperliche Fitness
- Flexibilität
GreenOfficeSolutions
Das bieten wir Ihnen
Schnelle Entscheidungen und kurze Wege sind für uns selbstverständlich. Wir arbeiten im Team mit flachen Hierarchien und viel Leidenschaft. Bei uns sind Sie nah am Geschehen, haben die Möglichkeit die Erfolge Ihrer Arbeit unmittelbar zu erleben und Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen.
- Vertrauen und Freiräume für selbstständiges Arbeiten
- Offene und transparente Kommunikation
- Raum, um eigene Ideen einzubringen
- Ein interessantes Aufgabengebiet
- Ein Job mit Perspektive
- Flexibles Gleitzeitmodell
- Pausenraum
- Parkplätze direkt vor der Haustür
- Eine HVV – ProfiCard mit Arbeitgeberzuschuss
Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, senden Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung per E-Mail an Herrn Ivanovski.
Haben Sie Fragen zur Stelle oder zum Bewerbungsprozess? Dann kontaktieren Sie uns doch einfach. P.S.: Papierbewerbungen können im Sinne der Nachhaltigkeit nicht mehr bearbeitet werden.
040 711 864 9 0
jivanovski(a)green-os.de
karriere-datenerfasser
Datenerfasser*in (m/w/d) in Teilzeit
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GreenOfficeSolutions
Wir erbringen nachhaltige Informationslogistik
Die GreenOfficeSolutions GmbH gehört zu den größten Unternehmen in Norddeutschland, wenn es um die Einlagerung von Dokumenten, deren Digitalisierung sowie die Bereitstellung von cloudbasierten Dokumentenmanagementsystemen geht.
Unsere Vision ist es, uns zum führenden Anbieter nachhaltiger Informationslogistik zu entwickeln. Für dieses Ziel setzen sich unsere Mitarbeitenden jeden Tag mit großer Kompetenz und Leidenschaft ein und sorgen dafür, dass unsere Kunden zufrieden und begeistert sind.
Das sind Ihre Aufgaben
Unterstützten Sie unser Team im Lager bei der Erfassung von Daten!
- Erfassung von Aktenrückenbeschriftungen
- Erfassung von Kartonbeschriftungen
- Scannen von Barcodes
Das bringen Sie mit
- Sie haben sehr gute Deutschkenntnisse in Sprache und Schrift
- Rechtschreibfehler fallen Ihnen sofort ins Auge
- Das fehlerfreie Abtippen von Zahlen und Buchstaben fällt Ihnen leicht
- Gute EDV-Kenntnisse (MS Office)
- Gute Laune
GreenOfficeSolutions
Das bieten wir Ihnen
Schnelle Entscheidungen und kurze Wege sind für uns selbstverständlich. Wir arbeiten im Team mit flachen Hierarchien und viel Leidenschaft. Bei uns sind Sie nah am Geschehen, haben die Möglichkeit die Erfolge Ihrer Arbeit unmittelbar zu erleben und Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen.
- Vertrauen und Freiräume für selbstständiges Arbeiten
- Offene und transparente Kommunikation
- Raum, um eigene Ideen einzubringen
- Ein interessantes Aufgabengebiet
- Ein Job mit Perspektive
- Flexibles Gleitzeitmodell
- Pausenraum
- Parkplätze direkt vor der Haustür
- Eine HVV – ProfiCard mit Arbeitgeberzuschuss
Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, senden Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung per E-Mail an Herrn Ivanovski.
Haben Sie Fragen zur Stelle oder zum Bewerbungsprozess? Dann kontaktieren Sie uns doch einfach. P.S.: Papierbewerbungen können im Sinne der Nachhaltigkeit nicht mehr bearbeitet werden.
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karriere-lagerist
Lagerist (m/w/d) in Vollzeit
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Die GreenOfficeSolutions GmbH gehört zu den größten Unternehmen in Norddeutschland, wenn es um die Einlagerung von Dokumenten, deren Digitalisierung sowie die Bereitstellung von cloudbasierten Dokumentenmanagementsystemen geht.
Unsere Vision ist es, uns zum führenden Anbieter nachhaltiger Informationslogistik zu entwickeln. Für dieses Ziel setzen sich unsere Mitarbeitenden jeden Tag mit großer Kompetenz und Leidenschaft ein und sorgen dafür, dass unsere Kunden zufrieden und begeistert sind.
Das sind Ihre Aufgaben
- Warenannahme
- Ein- & Auslagerung von Waren
- Warenausgabe
Das bringen Sie mit
- Berufserfahrung im Lager
- Stapler-Führerschein
- Führerschein Klasse B
GreenOfficeSolutions
Das bieten wir Ihnen
Schnelle Entscheidungen und kurze Wege sind für uns selbstverständlich. Wir arbeiten im Team mit flachen Hierarchien und viel Leidenschaft. Bei uns sind Sie nah am Geschehen, haben die Möglichkeit die Erfolge Ihrer Arbeit unmittelbar zu erleben und Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen.
- Vertrauen und Freiräume für selbstständiges Arbeiten
- Offene und transparente Kommunikation
- Raum, um eigene Ideen einzubringen
- Ein interessantes Aufgabengebiet
- Ein Job mit Perspektive
- Flexibles Gleitzeitmodell
- Pausenraum
- Parkplätze direkt vor der Haustür
- Eine HVV – ProfiCard mit Arbeitgeberzuschuss
Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, senden Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung per E-Mail an Herrn Ivanovski.
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karriere
Karriere bei der GreenOfficeSolutions GmbH in Hamburg
Wir Suchen
Datenerfasser/in in Teilzeit (m/w/d)
Mit Ihren ausgezeichneten Deutschkenntnissen in Sprache und Schrift fällt es Ihnen leicht, Rechtschreibfehler zu erkennen. Das fehlerfreie Abtippen von Zahlen und Buchstaben ist für Sie eine einfache Aufgabe. Zusätzlich verfügen Sie über gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS Office-Anwendungen. All das kombiniert sich mit Ihrer guten Laune, um effizient und präzise zu arbeiten.
Wir Suchen
Lagerist (m/w/d) in Vollzeit
Mit Ihrer Berufserfahrung im Bereich Lager verfügen Sie über fundierte Kenntnisse in der Lagerorganisation und -verwaltung. Zusätzlich besitzen Sie einen Stapler-Führerschein, der es Ihnen ermöglicht, sicher und effizient schwere Lasten zu bewegen. Darüber hinaus verfügen Sie über einen Führerschein der Klasse B, was Ihre Flexibilität und Mobilität im Arbeitsumfeld weiter erhöht.
Wir Suchen
Auslieferungsfahrer (m/w/d) auf 450€ Basis
Mit Ihrem Führerschein der Klasse B sind Sie in der Lage, sich flexibel und mobil im beruflichen und persönlichen Umfeld zu bewegen. Ihre körperliche Fitness unterstützt Sie dabei, auch körperlich anspruchsvolle Aufgaben im Arbeitsalltag zu bewältigen. Diese Kombination aus Führerschein und körperlicher Fitness verleiht Ihnen die Flexibilität, sich den Anforderungen verschiedener Situationen anzupassen und diese erfolgreich zu meistern.
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Impressum
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber
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Um den rechtlichen und kommunikativen Anforderungen gerecht zu werden finden Sie nachfolgend Informationen zur Identität des Betreibers sowie die entsprechenden Kontaktdaten und Haftunghinweise.
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Datenschutzbeauftragter
Frank Schwerend
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Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf unserer Webseite aufklären.
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Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.
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Analyse-Tools und Tools von Drittanbietern
Beim Besuch unserer Website kann Ihr Surf-Verhalten statistisch ausgewertet werden. Das geschieht vor allem mit Cookies und mit sogenannten Analyseprogrammen. Die Analyse Ihres Surf-Verhaltens erfolgt in der Regel anonym; das Surf-Verhalten kann nicht zu Ihnen zurückverfolgt werden. Sie können dieser Analyse widersprechen oder sie durch die Nichtbenutzung bestimmter Tools verhindern. Detaillierte Informationen dazu finden Sie in der folgenden Datenschutzerklärung.
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Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen
Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung
Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
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Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.
Auskunft, Sperrung, Löschung
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.
Gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter
Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt:
Frank Schwerend
Telefon: +49 40 8547-123
fschwerend(a)mammut-hamburg.de
Datenerfassung auf unserer Website
Analyse Tools und Werbung
Plugins und Tools
digitaler-urlaubsantrag
Einfach & schnell
Digitalisieren Sie den Prozess des Urlaubsantrags in der Cloud.
Digitaler Urlaubsantrag
Digitalisierung in der hybriden Arbeitswelt
Die Arbeitswelt wird zunehmend hybrider. Das bedeutet, dass das mobile und das bürobasierte Arbeiten intensiver kombiniert werden und Mitarbeiter*innen teils aus dem Homeoffice, teils vom Büro aus arbeiten. In diesem Zuge wird es immer wichtiger, Lösungen zu finden, die Menschen, Orte und Prozesse miteinander verbinden.
Wir unterstützen wir Sie mit unseren digitalen Lösungen.
Cloud
Dokumentenmanagement in der Cloud
Über das Dokumentenmanagement in der Cloud greifen Sie bequem über den Internetbrowser in einem gesicherten und geschützten Bereich auf Dokumente zu, können diese mit Kollegen*innen teilen und gemeinsam daran arbeiten. Laden Sie Dokumente bequem hoch:
- Per Drag & Drop
- Per Dateiupload
- Per Scan
- Per Emaileingangs-Import
Hochgeladene Dokumente können Kunden, Themen und Kategorien zugewiesen werden. Sie können dann die Dokumente revisionssicher abspeichern, sie mit Eigenschaften versehen und darüber hinaus auch einfache Prozesse und Workflows starten.
Urlaubsantrag
Den Urlaubsantrag digital gestalten
Beim Thema Digitalisierung kann man auch erstmal klein starten und (Teil-)Prozesse digitalisieren, wie zum Beispiel den Urlaubsantrag.
Im Dokumentenmanagement-System d.velop documents kann der Urlaubsantrag durch ein einfaches Formular digitalisiert werden. Der Antrag kann dann Vorgesetzten und der Personalabteilung digital vorgelegt werden. Das Urlaubsantragsformular kann direkt online eingesehen, geprüft und freigegeben werden. Überzeugen Sie sich gern im nachfolgenden Video, wie innerhalb weniger Minuten Urlaubsanträge digital bearbeitet werden können:
Vorteile der Automatisierung
Neben den Vorteilen der Kosten- und Zeitersparnis kommt aktuell ein ganz wichtiger Faktor hinzu: Das übergreifende Arbeiten, egal, von wo. Da nicht alle Kollegen*innen immer im Büro sind, sondern teilweise auch vom Homeoffice aus arbeiten, wird es immer wichtiger, Lösungen zu finden, die den Ansprüchen gerecht werden, in dieser hybriden Arbeitswelt auf Dokumente zugreifen zu können.
Ersparnis
Sparen Sie Zeit und Kosten für das drucken, ausfüllen, unterschreiben, einscannen und versenden von Urlaubsanträgen.
Fehlerfrei
Vermeiden Sie Übermittlungsfehler und haben Ihre Daten überall dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden.
Standortunabhängig
Greifen Sie bequem über den Internetbrowser in einem gesicherten und geschützten Bereich auf Dokumente zu.
Mitarbeiterzufriedenheit
Steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit durch schnellere Arbeitsabläufe im Büro und im Homeoffice.
Nachhaltig
Sie müssen Ihre Dokumente nicht mehr mehrfach ausdrucken. Dies spart eine Menge Papier und ist somit gut für die Umwelt.
Sicher
Sie können Dokumente revisionssicher abspeichern und darüber hinaus auch einfache Prozesse und Workflows starten.
Prozess
Urlaubsantrag und -freigabe
Klassischerweise wurde der Urlaubsantrag meist als Formular im Unternehmen ausgefüllt und unterzeichnet (auf Papier).
In Zeiten des Homeoffice bedeutet das: Urlaubsantrag drucken, ausfüllen, unterschreiben, einscannen, versenden. Wenn nun allerdings der Teamleiter oder Ansprechpartner der Personalabteilung selbst im Homeoffice ist, können Tage oder Wochen vergehen, bis dieser überhaupt bearbeitet wird. Dann stellen sich weitere Fragen: Wurde der Antrag richtig ausgefüllt, stimmen die Urlaubstage, wer vertritt während der Urlaubszeit? Dies führt automatisch zu nachträglichem Abstimmungsaufwand. Wahrscheinlich wird der Antrag im Unternehmen erneut ausgedruckt, um dann unterschrieben zu werden.
Nicht nur, dass Sie das Dokument mehrfach ausdrucken und somit eine Menge an Papier produzieren, hier kommt darüber hinaus nicht gerade Urlaubsstimmung auf.
Wie können wir Ihnen weiterhelfen? Bitte fragen Sie einfach. Rufen Sie an oder schicken Sie uns eine Email.
040 711 864 9 0
info(a)green-os.de
digitale-unterschrift
Sicher & rechtsgültig
Unterschreiben Sie Ihre Dokumente digital und rechtssicher.
Digitale Unterschrift
Die digitale Unterschrift
Im Zuge der Digitalisierung gewinnt die digitale Unterschrift immer mehr an Bedeutung. Dokumente wie die Eingangsrechnung gehen im Unternehmen entweder gleich digital per E-Mail ein oder werden nach dem Posteingang gescannt. Verträge werden digital erstellt und müssen gezeichnet werden. Die digitale Unterschrift rundet den digitalen Prozess ab, sodass Dokumente rechtssicher unterschrieben werden können und unnötige Druckkosten und Aufwendungen eingespart werden.
Rechtssicherheit
Rechtssicherheit der digitalen Unterschrift
Zusammen mit zertifizierten Vertrauensdienstanbietern wird der Unterschreibende und damit auch seine Signatur identifiziert und authentifiziert. Hier bietet sich die Auswahl zwischen zwei Anbietern:
Beide Anbieter sind nach eIDAS Verordnung in der EU rechtskräftig anerkannt. Für die Rechtsverbindlichkeit des qualifizierten Status ist die Eintragung in der europäischen Vertrauensliste maßgebend. Diesen Eintrag finden Sie hier.
d.velop documents
Was bedeutet digital unterschreiben?
Mit der digitalen Unterschrift werden zertifikatsbasierte Signaturen erstellt. Sie können Dritte (Kollegen*innen und / oder Externe) dazu einladen, Dokumente rechtsgültig und digital mit Ihnen zu unterschreiben. So werden Ihre Kollegen*innen und Kunden im Alltagsgeschäft entlastet und der Prozess einer digitalen Verarbeitung wird abgerundet.
Die signierten Geschäftsdokumente werden ausschließlich verschlüsselt auf zertifizierten deutschen Rechenzentren verarbeitet und innerhalb von 30 Tagen rückstandslos gelöscht.
Digitalen Archivierung
Gründe für die digitale Signatur
Mit der digitalen Unterschrift wird ein Signaturzertifikat erstellt. Dieses enthält wichtige und eindeutige Informationen über die getätigte Unterschrift und sorgt somit für Rechtssicherheit.
- Wer hat unterschrieben?
- Wann wurde unterschrieben?
- Dokumentenschutz durch Anzeige jeder Veränderung auf dem Dokument
- Einsparung von Druckkosten und Zeitaufwendungen.
FAQ
Wissenswertes zum Thema digitale Unterschrift
Die digitale Unterschrift ist im rechtlichen Sinne eine sogenannte elektronische Signatur.
Europaweit gültig ist aktuell die eIDAS-Verordnung, die verbindliche europaweit geltende Regelungen in den Bereichen „Elektronische Identifizierung“ und „Elektronische Vertrauensdienste“ enthält.
Mithilfe der digitalen Unterschrift können Dokumente (wie Verträge, Aufträge) online und papierlos unterschrieben werden. So sparen Sie Kosten und beschleunigen die Prozesse.
Nach Buchung der d.velop-sign App laden Sie das zu signierende Dokument in die App hoch. Hier können Sie nun auswählen, welches Signaturlevel gewünscht wird, ob Sie selbst signieren wollen oder auch Dritte. Sie können eine Signaturreihenfolge festlegen, den Signaturumlauf starten und können anschließend das fertig signierte Dokument mit zugehörigem Zertifikat herunterladen.
Es ist keine Hard- oder Softwareinstallation notwendig, da die Lösung cloudbasiert funktioniert.
Man unterscheidet drei Arten: die einfache elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur.
Die einfache elektronische Signatur stellt keinen sicherheitsrelevanten Mehrwert für Unternehmen dar und unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung (§ 286 ZPO).
Die fortgeschrittene elektronische Signatur unterliegt ebenfalls der freien richterlichen Beweiswürdigung (§ 286 ZPO) und stellt die Integrität des Dokumentes durch ein Zertifikat sicher.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QeS) ersetzt die gesetzliche Schriftform (126, 126a BGB) und ist daher mit der handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen.
Die Anwendungsfälle für die digitale Unterschrift sind zahlreich und finden sich in allen Unternehmensbereichen, zum Beispiel:
Im Einkauf
- Bestellungen
- Lieferantenverträge
In der Personalabteilung
- Arbeitsverträge
- Arbeitszeugnisse
- Urlaubsanträge
In der Buchhaltung
- Rechnungen
- Jahresabschlüsse
- Bescheinigungen
Im Vertrieb
- Angebote
- Kaufverträge
- Allgemeine Geschäftsbedingungen
Mit d.velop sign haben Sie die Möglichkeit einfach, fortgeschritten und qualifiziert zu unterschreiben. Für die Auswahl des richtigen Signaturlevels empfehlen wir Ihnen die Beratung durch einen Juristen.
Wie können wir Ihnen weiterhelfen? Bitte fragen Sie einfach. Rufen Sie an oder schicken Sie uns eine Email.
040 711 864 9 0
info(a)green-os.de
revisionssichere-archivierung
Revisionssichere Archivierung
Archivieren Sie Ihre digitalen Dokumente revisionssicher – nach GoDB und DSGVO
Revisionssichere Archivierung
Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Geschäftliche Unterlagen müssen revisionssicher und GoBD-konform aufbewahrt werden. Dies gilt für Rechnungen, Belege und Dokumente, die Auskunft über Unternehmensvorfälle geben, kurz gesagt: Alle Unterlagen, die steuerlich relevant sein könnten. Firmen sind dazu verpflichtet, die Unterlagen offenzulegen, wenn sie beispielsweise eine Steuer- oder Betriebsprüfung haben oder wenn es um die Erstellung des Jahresabschlusses geht. Archivieren kann man Dokumente auf zweierlei Arten: Physisch im Aktenordner mit einer Aktenlagerung im Archiv oder Digital im revisionssicheren Archiv. Den gesetzlichen Rahmen für die Archivierung von geschäftlichen elektronischen Dokumenten bieten die GoBD (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Revisionssicher
Was bedeutet revisionssicher?
Der Begriff der Revisionssicherheit bezieht sich vorwiegend auf digitale Dokumente und zielt auf eine ordnungsgemäße, d.h. gesetzeskonforme und fristgerechte Archivierung von Geschäftsunterlagen und -vorfällen ab. Im Wirtschaftslexikon wird Revisionssicherheit folgendermaßen definiert:
„[der] Begriff bezeichnet allgemein einen Zustand innerhalb von Unternehmen, dessen Systeme und operative Prozesse im Lichte gesetzlicher und sonstiger Vorschriften (etwa unternehmensinterner Richtlinien) als ordnungsgemäß bzw. angemessen angesehen werden kann.“
Onlinearchiv
NOTIS®
Auch in der sich immer mehr digitalisierenden Welt ist die Papierakte noch nicht gänzlich wegzudenken. Wir lagern Ihre Dokumente gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen datenschutzkonform ein.
Über unser Onlinearchiv NOTIS® haben Sie jederzeit Zugriff und erhalten die Wunschakte(n) bei Bedarf schnell & bedarfsgerecht. GreenOfficeSolutions übernimmt zuverlässig die Archivierung Ihrer Geschäftspapiere und arbeitet streng nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung. Weiter ist unser Betrieb nach ISO 9001 zertifiziert.
Lagern Sie Ihre Unterlagen datenschutzkonform gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ein.
FAQ
Anforderungen an die revisionssichere Archivierung
Kapitel 3.2.1 der GoBD:
Sobald ein Dokument in ein revisionssicheres Archiv überführt wird, muss dies protokolliert werden. Hierbei spielt es keine Rolle, über welchen Eingangskanal das Dokument eingegangen ist. Dies dient dem Nachweis, zu welchem Zeitpunkt und von welcher Person ein Dokument den Weg in das elektronische Archiv gefunden hat.
Kapitel 3.2.2 der GoBD:
Die Daten im revisionssicheren Archiv müssen richtig sein. Wenn ein Papierbeleg eingescannt wird, muss dieser lesbar sein und mit dem Original einen gewissen Übereinstimmungsgrad erreichen.
Kapitel 3.2.3 der GoBD:
Eingegangene Belege sollen zeitnah in das digitale Archiv hineingebracht werden. Praktisch ist, wenn die Belege direkt ins System hineingescannt werden können oder z.B. direkt über den Import von Emailpostfächern oder Schnittstellen aus Drittsystemen angebunden sind.
Kapitel 3.2.4 der GoBD:
Dokumente müssen geordnet aufbewahrt werden, sie wollen ja bei Prüfung auch gefunden werden.
Geordnet bedeutet in diesem Zusammenhang, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss.
Daher ist es empfehlenswert, bei der Dokumentenablage passende Strukturen zuzuordnen. So können Eingangsrechnungen beispielsweise gleich der passenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zugeordnet werden. Sobald die zugeordnete Aufbewahrungsfrist ausgelaufen ist, können Kunden oder Beschäftigte die Löschung der Dokumente beanspruchen. Hier ist ein Löschkonzept sinnvoll.
Kapitel 3.2.5 der GoBD:
Ein wesentlicher Anspruch der GoBD ist, dass Dokumente vor Manipulation und Veränderbarkeit geschützt sein müssen.
Dies macht den Einsatz einer speziell hierfür entwickelten Software sinnvoll.
Die Geschäftsbelege dürfen zwar in neue Versionen überführt werden, jedoch muss jede Änderung dokumentiert werden und die Ursprungsversion muss weiterhin für die gesetzliche Aufbewahrungsdauer vorgehalten werden.
Wie können wir Ihnen weiterhelfen? Bitte fragen Sie einfach. Rufen Sie an oder schicken Sie uns eine Email.
040 711 864 9 0
info(a)green-os.de
digitale-archivierung
Digitale Archivierung in der Cloud
Archivieren Sie Ihre Geschäftsdokumente digital – revisionssicher & rechtskonform
Digitale Archivierung
Notwendigkeit der digitalen Archivierung
Die Menge an digitalen Informationen in den Unternehmen wächst unaufhörlich. Dabei ist es immer weniger notwendig, die Geschäftsunterlagen auszudrucken und physisch vorliegen zu haben. In Zeiten der zunehmenden Verbreitung von Homeoffice-Arbeitsplätzen stehen unsere Kunden vor mehreren Herausforderungen: Wie können die Daten allen berechtigten Mitarbeiter*innen zugänglich gemacht werden? Wie können die Daten revisionssicher abgespeichert werden, um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu erfüllen? Wie können die Daten so abgelegt werden, dass sie jederzeit zuverlässig gefunden werden können? Wie werden Daten archiviert, ohne im Unternehmen enorme Speicherkapazitäten und eigene Server vorhalten zu müssen?
d.velop documents
Erhalten Sie zentralen Zugriff auf Ihre Informationen
Im d.velop documents lassen sich digitale Belege strukturiert ablegen und verwalten. Vom Scannen bis zum Archivieren laufen die Prozesse automatisch ab, sodass das Ausdrucken oder Verteilen von Postbelegen im Unternehmen nicht mehr notwendig ist.
Alle relevanten Informationen werden im DMS abgespeichert und hier bearbeitet.
Onlinesystem
Welche Belege können digital abgelegt werden?
Ob E-Mail, Eingangs- oder Ausgangsrechnung, Lieferschein, Bauakte, Angebot oder Bestellbestätigung – jede(r) Anwender*in kann die Geschäftsbelege bequem im Onlinesystem ablegen. Dies funktioniert ganz einfach über Upload, per Drag & Drop oder via Schnittstelle. Durch die nahtlose Integration von Drittsystemen, wie zum Beispiel Microsoft Office365 oder SAP schaffen Sie eine zentrale Drehscheibe für Ihre Informationen.
DMS
Die intelligente Ablage im DMS
Auf dem Weg zum papierarmen Büro unterstützen wir Sie dabei, Ihre Belege digital abzulegen. Um die Eingangspost im Unternehmen einheitlich zu verarbeiten, werden Papierdokumente eingescannt und dann über das DMS an alle relevanten Instanzen verteilt und im digitalen Archiv abgelegt. Aus den digitalen Belegen lassen sich Daten zuverlässig auslesen, um nachgelagerte Dokumenten- und Geschäftsprozesse vollständig zu automatisieren. Die cleveren Scan- und Klassifizierungsdienste sind fester Bestandteil des d.velop documents.
Archivierung
So funktioniert die digitale Archivierung
Dokumente digitalisieren
Sofern Papierbelege vorliegen, lassen sich diese im Nu mit Ihrem handelsüblichen Arbeitsplatz- und Netzwerkscanner digitalisieren und mit der browserbasierten Scansoftware von d.velop verbinden. Der Scanvorgang kann direkt aus der DMS-Software heraus gestartet werden. Alternativ können E-Mails oder bereits vorliegende digitale Geschäftsdokumente in das revisionssichere Archiv importiert und abgelegt werden.
Dokumente verarbeiten
Sobald die digitalen Dokumente im d.velop DMS vorliegen, werden diese einheitlich be- und verarbeitet. Dabei können sowohl E-Mails als auch Anhänge verarbeitet werden. Mehrere Dokumente können im Stapel mithilfe von künstlicher Intelligenz automatisch getrennt werden. Unterschiedliche Arten von Dokumenten (zum Beispiel Verträge oder Ausgangsrechnungen) werden treffsicher klassifiziert. Die für Sie relevanten Informationen werden aus den Dokumenten extrahiert.
Dokumente rechtssicher archivieren
Die digitalen Dokumente lassen sich am gewünschten Speicherort ablegen und bei Bedarf als Pdf-Datei exportieren. Digitalisierte Dokumente können direkt in passende Workflows übergeben werden oder Aufgaben an Kollegen*innen eingestellt werden. Die Informationen werden automatisch revisionssicher abgespeichert und Änderungen werden durch Anzeige von Versionierungen angezeigt.
Digitalen Archivierung
Vorteile der digitalen Archivierung im Überblick:
- Schnelle & einfache Erfassung von Papierbelegen
- Einheitliche & transparente Verarbeitung des Posteingangs
- Bequeme digitale Postverteilung im Unternehmen
- Steuerung von Berechtigungen und Zugriffen auf Dokumente
- Automatische Erkennung & Klassifizierung von Dokumenten
- Basis für effizientere & beschleunigte Geschäftsprozesse
FAQ
Wissenswertes zum Thema Archivierung
Papierdokumente, technische Zeichnungen, Bilder, Office-Dokumente, Dokumente in SharePoint, Belege aus Ihrer Buchhaltung oder E-Mails – welches Dokument auch immer Sie vorliegen haben, Sie können dies bequem im d.velop documents abspeichern.
Gern begleiten wir Sie auf dem Weg in die Digitalisierung. In der Übergangsphase bieten wir Ihnen gern ein Hybridkonzept an, bei dem Sie Teile Ihrer Geschäftsunterlagen physisch einlagern können und andere Unterlagen schon digital ablegen können.
Das d.velop documents passt sich Ihrem Bedarf an. Sie können mit einer kleinen Lösung starten und die Software auf Knopfdruck erweitern.
Ihre digitalen Belege können Sie bequem einspeisen:
- via E-Mail
- via Scan
- via Drag & Drop
- via Schnittstelle zu gängigen Drittsystemen
Unsere Cloud-Produkte testen Sie 30 Tage kostenfrei. Sprechen Sie uns gern an.
Wie können wir Ihnen weiterhelfen? Bitte fragen Sie einfach. Rufen Sie an oder schicken Sie uns eine Email.
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